Las reuniones de trabajo son imprescindibles para el correcto funcionamiento de cualquier empresa, ya sea por departamentos o áreas específicas, entre directivos o conjuntas. Siempre deben perseguir una serie de objetivos, es decir, tener una finalidad concreta, ya sea balance anual, análisis de facturación, metas para el próximo ejercico o motivación. Para ello deberíamos establecer un planning en el que se detallen los puntos a tratar, las personas que intervendrán en cada uno y compartirlo previamente con los interesados para que vayan preparados y la reunión sea productiva. Hay tres aspectos básicos que los trabajadores deben conocer desde un principio: el motivo de la reunión, los antecedentes a la misma y cuál es su papel en ella.
La gestión del tiempo es una parte fundamental a tener en cuenta, ya que una reunión cuesta dinero a la empresa. De hecho, los ejecutivos de grandes organizaciones dedican entre un 20 y un 25 porciento de su jornada laboral a reuniones. Así que el primer paso es preguntarnos si verdaderamente es necesario llevar a cabo una reunión. En caso de que la respuesta sea un sí debemos tener en cuenta que para optimizar la rentabilidad de estos encuentros tenemos que establecer un timing en el que detallemos el tiempo que dedicaremos a cada tema y turnos de intervención. Esto no quiere decir que solo puedan hablar determinadas personas. Hay que favorecer la participación y, con ello, la motivación de los trabajadores, lo que enriquecerá la reunión. Todas las opiniones y puntos de vista son valiosos.
Otro aspecto clave son las conclusiones y rondas de preguntas. Debemos dedicar unos minutos a hacer un repaso de todos los temas tratados y las ideas que se han obtenido de ellos. Todos los presentes tienen que tener claro los pasos a seguir o las tareas pendientes que les afectan, además de tener un momento para aclarar posibles dudas o preocupaciones. Una de las razones por la que la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo es que las personas abandonan la sala sin claridad.
Al igual ocurre con el seguimiento posterior, en el que analizaremos si se han comprendido todos los aspectos tratados o las indicaciones que se han proporcionado. Y, ¿cómo lo hacemos? Enviar un mail puede ser una opción rápida y sencilla en la que recapitularemos todo lo tratado, aclaremos ideas y especifiquemos fechas de trabajo.
La comunicación en las empresas es clave para lograr los resultados previstos. Emplea estos consejos y conseguirás valiosos resultados. ¡Suerte!